Effizienter Hybridbriefprozess für ein mittelständisches IT-Systemhaus

Digitalisierung der Briefkommunikation

Wie ein sächsisches Unternehmen mit 6.000 Briefsendungen pro Monat seine interne Postlogistik abschaffte, Prozesse digitalisierte und signifikante Kosten- und Effizienzpotenziale erschloss.

Branche

IT-Systemhaus (200 Mitarbeiter)

Briefvolumen

ca. 6.000 Sendungen/Monat

Projektfokus

Digitalisierung & Outsourcing der Briefproduktion

Lösung

PostModern-Connect (Hybridbrief)

Herausforderung
Hohe Kosten und Medienbrüche in der Prozesskette

Das Unternehmen betrieb eine eigene Poststelle mit dezentralem Druck, manueller Kuvertierung und interner Logistik. Die Prozesse waren funktional, aber personalintensiv, kostengetrieben und geprägt von Medienbrüchen.

Das Bild zeigt ein Icon einer Waage und symbolisiert Gleichgewicht.
Status quo
  • Einzelanschreiben wurden an Arbeitsplätzen erstellt und gedruckt
  • Monatlich ca. 5.000 Abrechnungen aus dem ERP-System
  • Zentrale Kuvertierung und Versandvorbereitung
  • Hoher Einsatz von Technik, Material und Personal
Das Bild zeigt ein rotes Icon in Form eines Sparschweinchens, welches gerade Euros bekommt.
Kostenstruktur
  • Ca. 6.000 Briefe pro Monat
  • Rund 50.000 €2 Portokosten pro Jahr
  • Zusätzliche Leasing- und Servicekosten für Druck- und Kuvertiertechnik

Umsetzung mit
PostModern-Connect

Schritt 1
Digitale Übermittlung aller Schreiben an das Druckzentrum

Sowohl individuelle Einzelanschreiben als auch die monatlich rund 5.000 Abrechnungen aus dem ERP-System werden vollständig digital an das Druckzentrum von PostModern übertragen. Der bisherige Medienbruch zwischen digitaler Erstellung und physischer Weiterverarbeitung in der internen Poststelle entfällt damit vollständig.

Schritt 2
Webbasierter Zugang für Mitarbeitende

Mitarbeitende steuern ihre Schreiben über einen webbasierten Zugang direkt in den zentralen Druckkreislauf ein. Der Weg zum Großraumdrucker, manuelle Zwischenschritte und die Übergabe an die interne Poststelle sind nicht mehr erforderlich.

Schritt 3
Nutzung standardisierter Templates

Über den Webzugang stehen definierte Brieftemplates zur Verfügung, die eine einheitliche, professionelle Kundenkommunikation sicherstellen. Gleichzeitig wird die Erstellung vereinfacht und Fehlerquellen in Layout oder Formatierung werden reduziert.

Schritt 4
Anpassung, Freigabe oder Stornierung bis zur finalen Übergabe

Bis zur digitalen Übergabe an das Druckzentrum können Schreiben flexibel bearbeitet, zurückgehalten oder storniert werden. Das schafft Transparenz, Kontrolle und eine höhere Prozesssicherheit gegenüber der bisherigen sofortigen physischen Produktion.

Schritt 5
Zentrale, qualitätsgesicherte Produktion und Zustellung

Druck, Kuvertierung und Versand erfolgen zentral im Druckzentrum. Die interne Poststellenlogistik mit Maschinen, Verbrauchsmaterialien, Kisten und manuellen Arbeitsschritten entfällt vollständig – bei gleichzeitig professioneller und skalierbarer Produktionsqualität.

Ergebnisse
mit PostModern Connect

Operative Effekte

  • Wegfall interner Druck- und Kuvertiertechnik

  • Reduzierung von Logistik- und Materialaufwänden

  • Entlastung der Mitarbeitenden

  • Geringerer organisatorischer Koordinationsaufwand

Wirtschaftliche Effekte

  • Wegfall von Leasing- und Servicekosten

  • Optimierte Materialkonditionen

  • Transparente und planbare Prozesskosten

  • Skalierbarkeit ohne zusätzliche Infrastruktur

Mehrwert für das Unternehmen

Statt eigenem Fertigungsbetrieb verfügt das Unternehmen heute über einen effizienten, digital gesteuerten Serviceprozess – flexibel, wirtschaftlich und nachhaltig in die Organisation integriert.

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